Một số yêu cầu cơ bản khi triển khai số hóa tài liệu, xây dựng các bộ sưu tập số

Số hóa tài liệu, xây dựng các bộ sưu tập số cho thư viện số là xu hướng tất yếu của thư viện nói riêng và các cơ quan, đơn vị có thực hiện số hóa để chuyển đổi số nói chung. Nếu có dự án/chương trình số hóa, các cơ quan, đơn vị sẽ thực hiện như thế nào? bắt đầu từ đâu? triển khai như thế nào?, làm thế nào để đảm bảo hiệu quả một chương trình số hóa thường rất tốn kém, nhiều rủi ro....

ThS. Lê Đức Thắng 
Trưởng phòng Tin học - Thư viện Quốc gia Việt Nam

Số hóa tài liệu, xây dựng các bộ sưu tập số cho thư viện số là xu hướng tất yếu của thư viện nói riêng và các cơ quan, đơn vị có thực hiện số hóa để chuyển đổi số nói chung. Nếu có dự án/chương trình số hóa, các cơ quan, đơn vị sẽ thực hiện như thế nào? bắt đầu từ đâu? triển khai như thế nào?, làm thế nào để đảm bảo hiệu quả một chương trình số hóa thường rất tốn kém, nhiều rủi ro....

Bài viết đề cập một số yêu cầu cơ bản cần lưu ý trong công tác quản lý khi triển khai số hóa tài liệu, đảm bảo xây dựng và phát triển các bộ sưu tập số và thư viện số hiệu quả, an toàn, bền vững với kinh nghiệm thực tiễn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam.

Các yêu cầu cơ bản khi triển khai số hóa tài liệu, xây dựng các bộ sưu tập số.

Số hóa tài liệu, xây dựng các bộ sưu tập số một cách bài bản, hiệu quả, an toàn và bền vững không phải là việc đơn giản. Vì công tác số hóa nói chung và số hóa tài liệu nói riêng được coi rất tốn kém, khi triển khai thực hiện đòi hỏi nguồn lực lớn về hạ tầng công nghệ thông tin, tài chính và nhân lực, nếu thực hiện không đúng sẽ gây lãng phí rất lớn.

Trong thực tế, có rất nhiều yêu cầu cần phải tuân thủ khi triển khai số hóa tài liệu, đặc biệt là yêu cầu kỹ thuật, quy trình và những biện pháp kỹ thuật khác nhằm đảm bảo dự án được duy trì và phát triển bền vững. Theo đó các yêu cầu cần phải được xem xét nghiêm túc ngay khi bắt đầu lập kế hoạch và kéo dài trong suốt quá trình triển khai cũng như vận hành dự án, cụ thể với các yêu cầu cần tuân thủ như sau:

Tuân thủ các nguyên tắc xây dựng bộ sưu tập số 

Tháng 12/2007, tổ chức Tổ chức Tiêu chuẩn thông tin quốc gia Hoa Kỳ (NISO) đã xuất bản tài liệu “Hướng dẫn xây dựng các bộ sưu tập số hiệu quả” (A Framework of Guidance for Building Good Digital Collections), đây là tài liệu hướng dẫn thực hành xây dựng các bộ sưu tập số một cách bài bản mà các thư viện nên áp dụng trong xây dựng dự án số hóa mới hoặc duy trì, phát triển bộ sưu tập số. Theo đó, quá trình xây dựng một bộ sưu tập số được chia thành bốn nhóm tác vụ chính:

• Các bộ sưu tập (tổ chức các nhóm đối tượng). 
• Các đối tượng (các tài liệu số). 
• Siêu dữ liệu (thông tin về các đối tượng và các bộ sưu tập). 
• Các sáng kiến (các chương trình hoặc dự án để tạo lập và quản lý các bộ sưu tập).

Đồng thời NISO cũng đề xuất 9 nguyên tắc nhằm xây dựng các bộ sưu tập số hiệu quả,…

Chi tiết, xin mời xem thêm tại: https://nlv.gov.vn/nghien-cuu-trao-doi/mot-so-yeu-cau-co-ban-khi-trien-khai-so-hoa-tai-lieu-xay-dung-cac-bo-suu-tap-so.html 
(Nguồn trích từ: Thư viện Quốc gia Việt Nam)